活动组织者开始策划时，要对活动全面规划，可以先列出对场地的要求，参照自己列出的要求寻找场
地。当然，如是果自己所在的单位能够满足活动对场地的需求那就最合适不过了。
一般情况下，饭店和会展中心是人们进行活动时优先考虑的场所。饭店和会展中心之间的差别将会影响到策划者对活动的预算。如果除了活动场地以外还需要客房，那么在饭店举办活动可能划算。因为饭店将从销售食品、饮料、客房方面获得收入，它可能会降低活动布置和排练期间所产生的用房租金。同时，在饭店举办活动意味着客人们能很容易地步行到会议室，这就省掉了交通费。
如果选在会展中心进行活动，策划者一定要仔细弄清楚有哪些费用，哪些方面可以协商。饭店和会展中心各有千秋。最主要的是找到最适合举办活动的地点，并对应纳入预算的所有可能产生的费用都有清楚的了解。
如果客人住的饭店离举办活动的会展中心超过了步行所能达到的距离，这样主办方就要承担客人的交通费用了，策划者要充分的考虑到这一点。在会展中心举办活动的话，卸物可能要付劳务费﹔有时还会有最短时间的限制，如三或四小时，或要求支付超费用﹔使用桌子、布帘和桌裙也可能要付费等。